Leitfaden für Dozenten


Kontakt und Ansprechpartner

Unsere Anschrift lautet:

vhs Schwabach
Königsplatz 29a

91126 Schwabach

Telefon 09122 860-204

Telefax 09122 860-247

E-Mail: vhs@schwabach.de

Ihre Ansprechpartner sind:

Steffen Chill (Leitung)

Karin Jakob (stellvertr. Leitung, Beruf und Grundbildung)

Annette Reimann (Gesellschaft und Kultur)

Ivana Güttinger (Gesundheit und Sprachen)

Heike Streb (Integration)

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Öffnungszeiten und weitere Erreichbarkeit

Sie erreichen uns in der Geschäftsstelle zu folgenden Zeiten:

Montag - Freitag
08:00 - 12:00 Uhr
Donnerstag
14:00 - 16:00 Uhr

Außerhalb der Öffnungszeiten können Nachrichten auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden oder Sie senden uns eine Mail. Diese senden Sie bitte immer an unser allgemeines Postfach vhs@schwabach.de. Nur dann können wir eine zeitnahe Bearbeitung garantieren.

In den Weihnachts-, Oster-, Pfingst- und Herbstferien sowie im August ist die Geschäftsstelle für den Parteiverkehr geschlossen. Die Mitarbeiter sind in dieser Zeit nicht im üblichen Umfang zu erreichen. Nachrichten per Mail oder auf dem Anrufbeantworter werden möglicherweise verzögert bearbeitet.

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Unterrichts- und Kursräume

Der vhs stehen dauerhaft an folgenden Adressen Räumlichkeiten zur Verfügung

vhs Medienraum
Königsplatz 29a

Alte Synagoge (Saal, Seminarraum und Entspannungsraum)
Synagogengasse 6

AUREX Jugendzentrum (Seminarraum)
Königstraße 20a

Ansonsten mieten wir Räume im ganzen Stadtgebiet von Schwabach an, die wir dann nur für einen eingeschränkten Zeitraum nutzen können. 

Bitte sprechen Sie vor dem ersten Kurstag mit Ihrer Fachbereichsleitung die Modalitäten zum Auf- und Absperren ab. Für manche Kursräume können Sie Schlüssel erhalten. Mit der Schlüsselübergabe erhalten Sie auch die Verantwortung für die Sicherung der Kursräume.
Bitte beachten Sie: bei Verlust der Schlüssel zu unseren oder von uns genutzten Räumen haften Sie persönlich. Bitte klären Sie zu Ihrem eigenen Schutz ab, ob Ihre Haftpflichtversicherung eine Schlüsselversicherung beinhaltet.

Wir sind als vhs Gast in verschiedenen Räumlichkeiten in Schwabach und Umgebung. Wir bitten Sie auf die Sauberkeit und Ordnung besonders zu achten.

Im vhs Medienraum, der Synagoge und dem AUREX können Sie die Bestuhlung nach den individuellen Bedürfnissen des Kurses gestalten. Dazu haben wir die Räume mit Klapptischen ausgestattet. Hierzu haben wir auch ein kleines Erläuterungsvideo erstellt.

In allen Räumen besteht ein Rauchverbot. Wir bitten Sie, die Einhaltung auch zu kontrollieren.

In den meisten Fällen ist am Abend oder am Wochenende kein Ansprechpartner vor Ort erreichbar, wenn es zu technischen oder organisatorischen Problemen kommen sollte. Wenn kein hauptamtlicher Mitarbeiter, Hausmeister, Schulpersonal o.ä. anwesend ist, haben Sie während der Kurszeiten das Hausrecht und können z. B. Personen aus dem Haus weisen, die nicht zum Kurs, zur Institution o.ä. gehören. Sollte wegen technischer Probleme kein Unterricht mehr möglich sein, so brechen Sie bitte ihren Kurs ab und verständigen Sie uns so schnell wie möglich.

Die Sicherheit aller Beteiligten im Kurs ist uns wichtig! Bitte machen Sie sich deshalb an ihrem Kursort mit den Sicherheitshinweisen vertraut (z. B. Fluchtwege, Alarmanlage). Wir werden auch regelmäßig darüber informieren und auf Änderungen hinweisen. Wir bieten auch regelmäßig Kurse für Sofortmaßnahmen am Unfallort an.

Für unsere Kursleiter*innen gibt es an den meisten Kursorten leider keine eigenen Parkplätze. Auch können wir das im Kernbereich der Stadt geltende Parkraumkonzept nicht umgehen. In der Alten Synagoge kann innerhalb des Geländes nur ein Fahrzeug abgestellt werden. Hier gilt, dass der Unterrichtende Vorrang hat, der am jeweiligen Tag das längste Angebot unterrichtet.

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Dozentenportal

Aktive Dozent*innen erhalten Sie bei uns ein Login zum Dozentenportal. Dort können Sie Ihre Kurse inklusive Kurstage einsehen, den Teilnehmerstand sowie Teilnehmerdaten, und können neue Kursangebote abgeben.

Eine ausführliche Anleitung zur Nutzung des Dozentenportals finden Sie hier.

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Vertragliche Regelungen

Sie erhalten vor Kursbeginn den Dozentenvertrag für alle geplanten Kurse, die wir ins Semesterprogramm aufnehmen. Wir bitten Sie, uns ein Exemplar zurück zu senden.

Wir prüfen derzeit ein Online-gestütztes Verfahren zur Vertragsabwicklung. Ziel ist es, den Vertrag im Dozentenportal einzustellen und per Button rechtssicher unterschreiben zu lassen.

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Mitteilung über Kursstart oder -ausfall

Der Kurs kann in der Regel nur beim Erreichen der Mindestteilnehmerzahl gestartet werden. Soweit die angemeldeten Teilnehmer*innen zustimmen, kann durch Aufzahlung und/oder zeitliche Kürzung der Kurs evtl. doch gestartet werden. Ansonsten müssen wir leider den Kurs ausfallen lassen; der dazugehörige Dozentenvertrag wird damit nichtig.

Da wir für einige Kurse oft noch kurzzeitig über Öffentlichkeitsarbeit versuchen Teilnehmer*innen zu akquirieren, kann eine endgültige Meldung teils erst ein bis zwei Tage vor Kursstart erfolgen. Wir bitten um Ihr Verständnis. Sollten Sie zwingend weiter im Voraus eine verbindliche Mitteilung für Ihre Planung benötigen, teilen Sie uns dies bitte rechtzeitig mit.

Sie können den Stand Ihrer Kurse jederzeit im Dozentenportal einsehen.

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Vor Kursbeginn

Bitte geben Sie Ihrer Fachbereichsleitung rechtzeitig Bescheid, welche Materialien, Ausstattung sowie Bücher (mit Angabe Titel, ISBN und evtl. Kapitel) oder Skripten Sie für den Kurs benötigen.

Sie können sich Ihre Teilnehmerlisten und weitere benötigten Unterlagen über das Dozentenportal ausdrucken.

Werden für eine Kurs Vorkenntnisse benötigt (z. B. nach dem Europäischen Referenzrahmen), so sollten diese in der Kursausschreibung angegeben werden. Ebenso sollte vermerkt werden, welches Ziel erreicht werden soll.

Bitte geben Sie uns rechtzeitig die Formulierungstexte für die Teilnahmebescheinigungen / Zertifikate, damit wir diese erstellen können.

Bitte beachten Sie: die Anmeldung der Teilnehmer, die Bewerbung der Kurse sowie die Ausstellung von Bescheinigungen / Zertifikaten / Zeugnissen erfolgt ausschließlich über die vhs-Geschäftsstelle!

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Am ersten Kurstag

Bitte überprüfen Sie am ersten Kurstag die Teilnehmerliste auf Richtigkeit und Vollständigkeit und geben uns gegebenenfalls zeitnah Rückmeldung zu nicht erschienenen Teilnehmer*innen, zusätzlichen Teilnehmern*innen oder falsch aufgenommenen Personendaten.

Auch benötigen wir gegebenenfalls Rückmeldung, für wie viele Teilnehmer*innen wir Bücher oder Skripten bestellen sollen.

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Während des Kurses

Sollten sich während des Kurses aufgrund von Krankheiten o.ä. Terminverschiebungen oder –absagen ergeben, bitten wir Sie, diese rechtzeitig mitzuteilen, damit wir die Teilnehmer*innen informieren können sowie den Schließdienst für externe Räumlichkeiten beauftragen können.

Falls möglich, informieren Sie Ihre Teilnehmer*innen direkt über die Kontaktdaten, die Sie im Dozentenportal ersehen können. Hier ist es auch möglich, Textmitteilungen direkt aus dem System zu verschicken

Außerhalb unserer Geschäftszeiten können Sie uns zwar nicht telefonisch, aber immer per Mail eine Mitteilung zukommen lassen, die wir spätestens am nächsten Arbeitstag bearbeiten.

Auch besondere Vorkommnisse im Kurs bitten wir Sie zeitnah an uns zu melden, damit wir im Sinne unseres Qualitätsmanagements Beschwerden bearbeiten, Verbesserungen umsetzen und zur Zufriedenheit der Teilnehmer*nnen und Kursleiter*innen beitragen können.

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Am letzten Kurstag

Bei Fortsetzungskursen bitten wir Sie, die Teilnehmer*innen bei Interesse die Weitermeldeliste aus dem Dozentenportal unterschreiben zu lassen.

Gegebenenfalls bitten wir Sie, die Teilnahmebescheinigungen / Zertifikate auszuteilen, die Sie von Ihrer Fachbereichsleitung erhalten haben. Bitte stellen Sie solche Bescheinigungen nicht selbst aus.

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Nach Kursende

Zur Auszahlung Ihres Honorars benötigen wir die unterschriebene Teilnehmerliste aus dem Dozentenportal. Diese ist neben dem Dozentenvertrag Ihre Grundlage für die Abrechnung des vereinbarten Honorars. Eine zusätzliche Rechnung ist nicht nötig.

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Abgabe der Kursangebote

Der Abgabetermin für die Kursangebote sind:

  • 3. Freitag im Januar
  • 3. Freitag im April
  • 3. Freitag im Juli
  • 3. Freitag im Oktober

für das jeweils darauffolgende Quartal.

Bitte reichen Sie uns spätestens bis zu diesem Termin Ihre Kursangebote über das Dozentenportal ein. Falls noch nicht vorliegend, schicken Sie uns auch Ihr Dozentenprofil per Mail zu.

Angebote, die nach dem genannten Termin eintreffen, können in der Regel nicht mehr berücksichtigt werden. Bitte haben Sie auch Verständnis, dass wir nur Angebote bearbeiten können, die in digitaler Form vorliegen.

Gerne können Sie auch bereits im Oktober eine komplette Halbjahres- oder Jahresplanung abgeben, und diese dann bei Bedarf im Laufe des Jahres ergänzen.

Wir treffen dann in Absprache mit der Leitung und dem Team eine Auswahl aufzunehmender Kurse und werden uns mit den Planungsdaten bei Ihnen melden. Natürlich sind vorherige persönliche, telefonische oder schriftliche Absprachen mit Ihrer zuständigen Fachbereichsleitung möglich.

Das Programm erscheint in Druckform quartalsweise als ‚vhs Kursblick‘, verteilt als Beilage über das Schwabacher Tagblatt. Spätestens dann sind die Kurse auch online buchbar. Gerne schalten wir Ihre Kurse aber auch direkt nach Aufnahme in unser System frei zur online Buchung.

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Ihre Rechte und Pflichten

Durch Ihre Tätigkeit als freiberufliche/r Dozent*in wird kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis begründet. Deshalb müssen Sie Ihr Honorar nach Maßgabe der gültigen Steuergesetze selbst versteuern. Klären Sie bitte eventuell auftretende Fragen mit dem für Sie zuständigen Finanzamt oder einem Steuerberater. Sollte Ihr Honorar im Kalenderjahr mehr als 1.500 Euro betragen, so sind wir verpflichtet, dies dem Finanzamt mitzuteilen. Weitere Informationen können Sie auch dem Kursleitermerkblatt des Bayerischen Volkshochschulverbandes entnehmen.

Auch für den Abschluss einer Krankenversicherung, sowie Fragen der Rentenversicherungspflicht sind Sie selbst verantwortlich. Sie sollten ggf. auch klären, unter welchen Voraussetzungen noch Anspruch auf Familienversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung besteht. Auskunft hierüber können Sie bei den Krankenversicherungen und der Deutschen Rentenversicherung erhalten.

Die vhs hat für den Kursbetrieb über einen Rahmenvertrag des Bayerischen Volkshochschulverbandes eine Haftpflichtversicherung für Sie abgeschlossen, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden in einem festgelegten Umfang abdeckt. Dennoch sollten Sie persönlich für einen ausreichenden Versicherungsschutz sorgen.

Wir unterliegen einer Honorar- und Gebührenordnung, die ein dreistufiges Honorarsystem vorsieht. Damit wir Sie richtig einstufen können, benötigen wir Ihre Zeugnisse und Zertifikate (z. B. über Lehren-lernen Seminare, regelmäßige Fortbildungen etc.).

Die Honorarhöhe wird regelmäßig überprüft und mit Zustimmung des Bildungs- und Kulturausschusses der Stadt Schwabach angepasst. Das Basishonorar beträgt aktuell ab 01.09.2019 44,- Euro.

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Datenschutz

Alle Dozent*innen der vhs unterliegen der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Die einzelnen Bestimmungen entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt Datenschutz.

Zusätzlich weisen wir Sie darauf hin, dass aus datenschutzrechtlichen Bedenken keine Messenger-Gruppen, z.B. via WhatsApp, von den Dozenten eingerichtet werden dürfen. Für ein sicheres, datenschutzkonformes Messenger-System sowie weitere Möglichkeiten zum asynchronen Lernen steht allen Dozent*innen und Teilnehmer*innen die vhs.cloud zur Verfügung.

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Fort- und Weiterbildung

Wir unterstützen Ihre Fort- und Weiterbildung entweder mit eigenen Angeboten (Informationen dazu erfolgen zu gegebener Zeit) oder mit der Unterstützung externer Angebote. Bitte melden Sie sich mit Fortbildungswünschen bei Ihrer zuständigen Fachbereichsleitung.

Eine große Auswahl an ausgewählten Fortbildungsangeboten des Bayerischen Volkshochschulverbandes für Kursleiter*innen können Sie auf der Website www.kursif.de finden.

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Beirat der Volkshochschule

Die Vertreter der Dozenten nehmen sich der Interessen aller Dozent*innen der vhs Schwabach an. Sie werden immer ein offenes Ohr für Wünsche, Anregungen, Lob und Kritik haben und setzen auf einen intensiven Meinungsaustausch. Gemeinsam mit der Leitung der vhs arbeiten sie für ein noch besseres Angebot und sind Mitglied im Beirat der Volkshochschule Schwabach. Dieses Gremium besteht aus Vertretern der Dozent*innen, der Teilnehmer*innen, des Stadtrats und der Leitung der Volkshochschule und tritt zweimal im Jahr zusammen.

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